プライバシーポリシー

合唱団向け出欠管理サービス「ハモリンク」（以下「本サービス」）における個人情報の取扱いについて、以下のとおり定めます。

個人情報取扱事業者: ハモリンク運営者（個人）
連絡先: contact@hamolink.com

運営者の氏名および住所については、ご本人からの求めに応じて遅滞なく回答します（個人情報保護法第32条第1項）。上記の連絡先までご連絡ください。

本サービスは、次の情報を取得・保存します。

アカウントに関するもの

• メールアドレス（ログインに使用します）
• カレンダー連携用のトークン（自動発行される文字列）

団体への所属に関するもの

• 氏名、読み仮名、団内での表示名（ニックネーム）
• パート
• 誕生日（任意。入力するかどうか、団員に公開するかどうかを選べます）
• 団体内での役割（管理者・会計担当かどうか）
• 通知の受け取り設定
• 同じ団体に所属する家族との関連づけ（保護者と子どもの結びつけを行った場合）

活動に関するもの

• 練習や本番への出欠の回答と、それに添えたコメント
• 本番のステージごとの出演可否、立ち位置表での配置
• 団費・集金の請求額と入金・免除の記録
• アンケートへの回答

通知に関するもの

• プッシュ通知の送信先情報（端末ごとに発行される識別子と鍵）
• その端末のブラウザ情報（User-Agent）

団体登録のお申し込み・お問い合わせに関するもの

• 団体名、お申し込みされた方のお名前、メールアドレス
• おおよその団員数、ご記入いただいたご要望・ご質問
• お問い合わせメールの内容

本サービスは、アクセス解析ツールや広告配信サービスを一切使用していません。行動履歴の収集は行っていません。

出欠のコメントやアンケートの自由記述は、他の団員にも見えます。病歴・通院・治療の内容など、配慮を要する事柄を書く必要はありません。欠席の連絡は理由を書かなくても差し支えありません。

• 本サービスの提供・運営（出欠の記録と集計、団費・集金の管理、アンケートの実施など）
• ログインのための本人確認
• 練習のリマインドや、管理者からのお知らせの通知
• 不具合の調査と対応、不正利用の防止
• 団体登録のお申し込みの受付・審査・ご連絡
• お問い合わせへの回答

上記の目的の範囲を超えて利用する場合は、あらかじめご本人の同意を得ます。

本サービスは合唱団の運営に使うものであるため、同じ団体に所属する団員の間では、次の情報が互いに見える状態になります。これは本サービスの仕様であり、ご利用にあたって前提となります。

• 氏名（または設定した表示名）とパート
• 各予定への出欠の回答と、添えたコメント
• アンケートへの回答内容と回答者名（匿名アンケートを除く）
• 誕生日（「団員に公開する」を選んだ場合のみ）

団費・集金の金額と入金状況は、ご本人と、その団体の管理者・会計担当のみが見られます。他の団員には見えません。

匿名アンケートとして作成されたものは、誰がどう回答したかを他の団員にも管理者にも表示しません。ただし、重複した回答を防ぎ、未回答の方にお知らせを送るために、回答したかどうかの記録は残ります。

異なる団体の間で情報が共有されることはありません。複数の団体に所属している場合も、それぞれの団体からは自団体の情報のみが見えます。

名簿への登録は、招待を受けたご本人が行います。氏名・読み仮名・パート・誕生日は、ご本人が入団の画面で入力したものです。管理者がご本人に代わって新たに団員を登録することはできません。したがって、本サービスが取得する個人情報は、原則としてご本人から直接取得したものです。

各団体の管理者は、既に登録されている団員の氏名・パート等を編集できます。その団体の中で名簿をどう使うかについては、各団体の管理者が責任を負います。運営者は、団体の運営方針や団員間の関係には関与しません。

ただし、運営者は本サービスの提供者として、個人データを取り扱う立場にあります。不具合の調査、障害の復旧、お問い合わせへの対応など、本サービスの運営に必要な範囲で、保存されたデータを閲覧することがあります。この取扱いを行う者は運営者本人に限られます。

ご自身の登録内容に問題がある場合は、まず所属団体の管理者にご相談ください。解決しない場合は、下記の連絡先までご連絡ください。

未成年者が本サービスを利用する場合は、あらかじめ親権者その他の法定代理人の同意を得てください。15歳以下の方については、法定代理人の同意を得たうえで、法定代理人が登録の内容を管理してください。

法定代理人からの求めがあった場合、運営者は、その未成年者の個人情報の開示・訂正・削除等に応じます。

法令に基づく場合を除き、ご本人の同意なく個人データを第三者に提供しません。個人データを販売することはありません。

合併、事業譲渡その他の事由により本サービスの事業を承継する場合は、承継に伴って個人データを引き継ぐことがあります（同法第27条第5項第2号）。その場合は、あらかじめ本サービス上でお知らせします。

本サービスの運営にあたり、次の事業者のクラウドサービスを利用しています。いずれも米国に所在する事業者です。

個人データを取り扱わないこととしている事業者

次の事業者とは、保存された個人データを当該事業者自身が取り扱わない旨を契約で定め、アクセス制御を行っています。これらの事業者に対しては、個人データの「提供」を行っていません。

• Supabase（米国）— データベースと認証。データの保存先サーバは日本（東京）リージョンです
• Vercel（米国）— アプリケーションの配信。処理を行うリージョンは日本（東京）です

個人データの取扱いを委託している事業者

次の事業者は、業務の性質上、個人データを実際に取り扱います。これらは外国にある第三者に当たるため、個人情報保護法第28条第1項および同法施行規則第16条に基づき、運営者が講ずべき措置に相当する措置を継続的に講ずるための体制を整備している事業者を選定し、契約を締結しています。

• Resend（事業者の所在国: 米国／データの保存先: 米国）— ログイン用メールの送信。メールアドレスとメール本文を取り扱います。送信元のリージョンは日本を指定していますが、同社はアカウントのデータ・ログを米国に保存すると公表しています
• Cloudflare（事業者の所在国: 米国／経由地: 特定できません）— ドメイン名の管理と、お問い合わせ用メールの転送。転送されるメールの差出人と本文を取り扱います。同社は世界各地に分散したネットワークで処理を行うため、メールがどの国を経由するかを運営者が特定することはできません

運営者は、これらの事業者による措置の実施状況と、その所在国の制度の有無および内容を、年1回以上、定期的に確認します（各社の個人データ取扱契約、下請事業者の一覧、所在国の制度に関する公開情報を確認する方法によります）。措置の実施に支障が生じたときは必要かつ適切な措置を講じ、継続的な実施の確保が困難となったときは、その事業者への提供を停止します（同法施行規則第18条第1項）。

ご本人から求めがあった場合は、次の事項について遅滞なく情報を提供します（同法第28条第3項、同規則第18条第3項）。

• 当該事業者による体制の整備の方法
• 当該事業者が実施する措置の概要
• 上記の確認の頻度および方法
• 当該事業者が所在する外国の名称
• その外国の制度の有無およびその概要
• 措置の実施に関する支障の有無およびその概要

本サービスでは、次の措置を講じています。

基本方針の策定

• 個人データの適正な取扱いのため、関係法令およびガイドラインを遵守すること、および問い合わせ・苦情の窓口を設けることを基本方針としています（窓口は下記「苦情の申出先」のとおりです）

取扱いに係る規律の整備

• 取得・利用・保存・提供・削除の各段階について、取り扱う情報の範囲と方法をあらかじめ定め、本ポリシーの「取得する情報」「利用目的」「保存期間」に記載しています
• 本サービスの仕様を変更するときは、本ポリシーの記載と食い違いが生じないかを確認したうえで反映しています

組織的・人的な措置

• 個人データを取り扱う担当者を、運営者本人に限定しています
• 団体の管理者・会計担当・団員で権限を分け、権限のない操作をデータベース側で拒否しています
• 漏えい等が発生した場合の報告・対応の手順を定めています

物理的・技術的な措置

• データベースの行単位のアクセス制御により、所属していない団体のデータは技術的に取得できないようにしています
• ログインはメールアドレスに送る6桁の確認コードによる方式とし、パスワードを保存していません
• 通信はすべて暗号化（HTTPS）しています
• 運営者が個人データの取扱いに使用する端末に、画面ロックとディスク暗号化を設定しています

外的環境の把握

本サービスの中心となるデータベースの保存先は日本国内（東京リージョン）です。一方、上記の事業者はいずれも米国に所在し、メールの送信を委託している Resend については、同社の方針によりデータの保存先も米国となります。お問い合わせメールの転送を行う Cloudflare については、経由する国を特定できません。

米国には個人情報の保護に関する包括的な連邦法がなく、州法および分野別の法律により規律されていること、また政府機関による情報へのアクセスに関する制度があることを把握したうえで、次の措置を講じています。

• データベースの保存先を日本国内のリージョンに限定すること
• メールで扱うのはログイン・団体登録のお申し込み・お問い合わせに関する情報に限り、名簿・出欠・会計のデータをメールで送らないこと
• 各事業者との間で、個人データの取扱いに関する契約を締結すること
• 取得・保存する情報を、本サービスの運営に必要な範囲に限定すること
• アクセス制御により、事業者側から個人データに到達できる範囲を限定すること

ご本人（または法定代理人・委任を受けた代理人）からの求めに応じて、保有個人データの利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止・消去・第三者提供の停止、および第三者提供記録の開示に対応します。

• 申出先: お問い合わせフォーム、または contact@hamolink.com
• 本人確認: ご登録のメールアドレスからご連絡いただくことで本人確認とします。代理人による場合は、委任状等の確認をお願いすることがあります
• 手数料: 無料です

氏名・読み仮名・パート・誕生日・通知設定などは、ご自身でマイページからいつでも変更できます。所属団体からの退会や、アカウントの削除をご希望の場合はご連絡ください。

個人データは、本サービスの提供に必要な期間、保存します。

団体を退会したとき

名簿には「退団」の記録が残り、その団体における過去の出欠・団費・集金・アンケートの記録も残ります。会計の記録は団体の帳簿にあたるため、本人の行だけを消すと団体側の集計が合わなくなるためです。これらは、その団体の運営記録として、その団体が本サービスの利用を続けている間、保持されます。

アカウントの削除を求められたとき

ログインの手段とメールアドレス、通知の送信先、カレンダー連携用のトークンを遅滞なく消去します。以後、そのアカウントで本サービスにログインすることはできなくなります。

所属していた団体の名簿に残る氏名と、上記の活動の記録は、前項のとおり団体の運営記録として残ります。名簿からの抹消をご希望の場合は、所属団体の管理者とご相談のうえ、お問い合わせ先までご連絡ください。会計の記録に影響がない範囲で対応します。

団体が本サービスの利用をやめたとき、本サービスを終了するとき

その団体に関する個人データを遅滞なく消去します。本サービスの提供を終了する場合は、利用規約第7条のとおり、少なくとも1か月前に告知し、データを取り出すための期間を設けたうえで消去します。

個人データの漏えい、滅失、毀損等が発生し、報告対象となる事態に該当する場合は、個人情報保護委員会への報告およびご本人への通知を、法令に従って行います。

ログイン状態を保つための Cookie のみを使用しています。広告や行動解析を目的とした Cookie は使用していません。

広告の配信や行動の解析を目的として、利用者の端末から第三者の事業者へ情報を送信すること（電気通信事業法第27条の12に定める外部送信）は行っていません。

プッシュ通知を有効にした場合に限り、通知を届けるために、ブラウザが端末の製造元等が運営する通知配信サービスへ登録を行います。これは、ご本人が選んで有効にした機能を提供するために必要なものです。通知をオフにすれば行われません。

本サービスの個人情報の取扱いに関するご意見・苦情は、お問い合わせフォームまたは contact@hamolink.com で受け付けます。

本サービスは、認定個人情報保護団体の対象事業者ではありません。

法令の改正やサービス内容の変更に応じて、本ポリシーを変更することがあります。重要な変更を行う場合は、本サービス上でお知らせします。変更したときは、本ページの最終改定日を更新します。